在日常的政务办公中，会议的召开，是我国各级政府机关的重要部分，特别是四套班子工作的重要部分，代表会、换届会、常委会、培训会、总结会等等，可谓文山会海。目前，各级组织召开的诸多会议上，通常都是将会议材料和文件发给每个参会者，与会者人手一份，这就需要复印大量的会议材料，耗费大量的纸张；同时，与会者为了传达会议精神，又把上级部门的会议材料和文件复印后下发基层各级单位，如此反复，往往举行一次会议，向下级部门传达会议内容和精神，也需要印制大量的会议材料和文件，耗费大量的物力和人力资源。综合来说目前会议文件用纸有如下几个特点：

1. 用纸量大。类似代表会议、换届会议等，由于开幕式、大会报告、小组讨论（出简报）、大会发言、决议、闭幕式等程序，每次开会都产生许多文件资料。

2. 用纸浪费。印有议程、出席人员等的一些会议文件，在会后无实际作用，无故增加了用纸量。而且开会过程中分发的各种会议材料，大都单面印刷，人手一份，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。

3. 文件回收问题。会后许多与会者将文件丢弃在会场，带走文件的同志也不知事后如何处理。文件回收问题得不到很好的解决。

4. 保密隐患问题。由于机关内部在文件清退、销毁环节存在一定疏忽，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。

这些问题，是前进中的问题、发展中的问题，我们必须高度重视，采取有效措施切实加以解决。无纸化会议系统的出现，有效解决了传统纸张会议中所遇到的问题。

集企云无纸化会议系统（后简称无纸化）是运行在PC、平板电脑上的新一代数字化会议系统，本系统采用全新的会议模式，将政府部门传统会议过程中的各个环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部“搬”上Windows、安卓系统。管理者在更短时间内完成多于以往的任务。

集企云无纸化会议系统提供同步会议、屏幕共享、会议投票、资料查阅等多种功能，为政府单位以及企业提供一个极为实用的会议平台。通过这个平台，各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念。

据了解，联合国于2010年1月1日对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”，“无纸化”是发展低碳经济的必然要求，是高端会议的发展趋势。智慧型无纸化多媒体会议终端系统是我公司为解决现代化会议过程中纸质资料效率低，应变力差，资源浪费，可能造成泄密；大量多媒体信息交互功能尚无法进行有效集成；屏幕显示距离远，观看效果不佳；参会人员之间及其与服务人员间的沟通不畅等普遍问题，提升会议档次和效率，具有信息化程度高，拓展性强，环保可反复使用等特点。